Leveranse av undertekster og transkripsjoner før jule- og vinterrushet
Gode leveranser er ikke bare riktige filer. Her er rådene jeg gir kursdeltakerne for høstmånedene: velg filformat, navngi filene ryddig og dokumenter leveransen slik at kunden slipper å spørre.
5 min lesetid
Hvorfor levering fortjener egen planlegging i høst
Utover høsten øker mengden webinarer, opplæringsvideoer og intervjuer som skal være ferdig før jul. Mange som tekster eller transkriberer, bruker mesteparten av tiden på selve teksten og lar leveransen bli en hastesak til slutt. Det er der feilene oppstår: feil filformat, filer uten tydelig navn, eller en transkripsjon kunden ikke får åpnet.
I kurset bruker vi derfor en egen økt på å levere ferdige filer. Du eksporterer undertekster og transkripsjoner i vanlige formater og dokumenterer det du leverer. Det høres enkelt ut, men det er den delen kunden faktisk ser. En god tekst som kommer i feil pakke, oppleves som et dårlig arbeid.
Denne artikkelen er derfor en liten sesonghusk for månedene som kommer. Den handler om det som skjer etter at siste rettelse er gjort, og før kunden har filene i hånden.
Velg filformat etter hvor teksten skal brukes
Det første spørsmålet er alltid hvor undertekstene skal vises. Skal de ligge i en videospiller på kundens nettside, ligge i et opplæringssystem eller brennes inn i selve bildet? Svaret avgjør formatet. Vanlige tekstfiler for undertekster, som SRT og VTT, åpnes av de fleste spillere og kan redigeres i et enkelt tekstprogram.
Transkripsjoner leveres gjerne som Word-dokument eller ren tekstfil, avhengig av hva kunden skal gjøre videre. Hvis teksten skal brukes i en rapport, passer et dokument med talermarkering og avsnitt best. Hvis den skal importeres i et annet system, er ren tekst tryggere.
Spør kunden om formatet før du begynner, ikke når du er ferdig. Da slipper du å eksportere på nytt i siste liten, og du vet om tegnkodingen må tåle norske bokstaver som æ, ø og å uten at de blir ødelagt.
- Spør om formatet i bestillingen, ikke etter leveransen
- Kontroller at æ, ø og å vises riktig i den eksporterte filen
- Lever transkripsjon i dokumentformat når den skal leses av mennesker
Gi filene navn som kunden finner igjen
En kunde som får ti filer kalt «ferdig_endelig2» kommer til å ringe. Bruk et fast mønster som viser hva filen er: videoens tittel, språk og type, for eksempel webinar_høst_undertekst_nb. Samme mønster hver gang gjør at både du og kunden finner tilbake måneder senere.
Legg ikke dato i navnet uten grunn, og unngå mellomrom og spesialtegn som kan skape trøbbel i enkelte systemer. Hold deg til bokstaver, tall og understrek.
Når du leverer flere filer samlet, legg dem i én mappe med samme rekkefølge som videoene. Det tar to minutter, og det sparer kunden for gjetting. Små grep som dette er ofte det kunden husker som god service.
Kontroller filene før du sender dem
Før en leveranse går ut, åpner jeg alltid selve filen, ikke bare prosjektet i programmet. Det er overraskende ofte at eksporten avviker fra det som sto på skjermen: en linje er blitt for lang, en tidskode har forskjøvet seg, eller et avsnitt mangler.
Spill av videoen med den eksporterte undertekstfilen lastet inn i en vanlig spiller, og se gjennom de første og siste minuttene samt noen steder midt i. Sjekk at talermarkeringene står der de skal, og at fagbegrepene er stavet likt hele veien.
Denne sluttkontrollen tar kort tid sammenlignet med en reklamasjon. Den er også en naturlig plass å bruke sjekklisten du har laget i kvalitetskontrollen, slik at du ikke stoler på hukommelsen når det går fort.
- Åpne den eksporterte filen, ikke bare prosjektet
- Spill av med filen lastet inn i en vanlig spiller
- Se over start, midtpartiet og slutten
- Sjekk talermarkering og stavemåte av fagbegreper
Dokumenter leveransen i en kort følgenotat
Til hver leveranse hører en kort beskrivelse. Skriv hva som er levert, hvilket format filene har, hvilken versjon av ordlisten du brukte, og om det er avvik kunden bør kjenne til, for eksempel et uklart lydavsnitt du har markert.
Notatet trenger ikke være langt. Fem til ti linjer er nok. Poenget er at kunden kan se hva som ble avtalt, og at du selv kan finne tilbake til det hvis spørsmål dukker opp senere.
I kurset øver deltakerne på å skrive slike notater som en del av hver oppgave. Det gjør dokumentasjon til en vane i stedet for noe du husker bare når noe har gått galt. Kunder som får et ryddig notat, stiller færre oppfølgingsspørsmål.
Planlegg for travle uker fremover
Mange bestillinger kommer samtidig når sesongen skjerper seg. Legg derfor inn tid til levering i planen din, ikke bare til selve tekstingen. En grei tommelfingerregel er å reservere en fast del av hver oppgave til eksport, kontroll og notat.
Hold en mal klar med standard filnavn, følgenotat og sjekkliste. Da trenger du ikke å finne opp prosessen på nytt for hvert prosjekt, og kvaliteten holder seg selv når det er stor aktivitet.
Avtal også tidspunkt for levering sammen med kunden, og si fra tidlig hvis noe trekker ut. Ærlig og tidlig beskjed er ofte viktigere for kunden enn at alt går etter planen.
- Sett av egen tid til eksport og kontroll i hver oppgave
- Lag maler for filnavn, notat og sjekkliste
- Si fra tidlig dersom en leveranse forsinkes
Levering er den delen av arbeidet kunden faktisk holder i hånden. Velg riktig format, gi filene tydelige navn, åpne og kontroller det du eksporterer, og legg ved et kort notat om hva som er levert. Bruk høstukene til å lage maler du kan gjenbruke når det blir travelt. Slike vaner koster lite tid, og de gjør at arbeidet ditt fremstår like ryddig som teksten selv.
Henrik Solberg
Instruktør, transkriberingHenrik har lang erfaring med intervjuer og møteopptak. Han veileder i nøyaktig gjengivelse og talermarkering.
Les også
-
01
Selvkontroll eller ekstern gjennomgang: to veier til bedre undertekster ↗
Ingrid Haugen sammenligner å kontrollere egne tekster med sjekkliste og å la en annen lese gjennom. Hun forklarer hva hver metode fanger opp, og hva hun anbefaler.
-
02
Ordlister til høsten: slik får du orden på fagbegrepene i videoene ↗
Midt i høstsesongen kommer mange opplæringsvideoer og webinarer. Her er råd for deg som vil bygge ordlister som holder, og kontrollere termene før teksten leveres.